2020鼠年開工,

照慣例,當然要來一篇「強心針」!

整個年假,除了專心陪伴家人,

姐姐我讀了一本強大的工具書,

日本作家中島孝志著作的~

「優化法則 提升工作效率的聰明公式」

實在太受用,

於是摘錄並加上我個人心得,寫下這篇!

 

 

覺得對於常遲到、遲交,

總是匆匆忙忙、忘東忘西,

就算不是故意還是很容易出包,

瞎忙、經常性加班,

事情怎麼做都做不完,

以上這些症頭,

相信你我都中了好幾項,

我們其實真的不是故意的,

但我們確實,可以透過方法改善,

做得更好、優化自己。

 

竟然這篇我們談時間管理、講效率,

話不多說,速速進入主題。

 

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(一)

再強的時間管理app,

都比不上勤勞安排「日程表」

 

首先,第一樣神器:行程表!

重點是,排定有效確實的「日程表」!

聽起來最稀鬆平常,卻也是最難達成。

一定要養成:天天預先安排日程表的習慣。

 

 

現在有許多app可以下載,

但我載了幾種後我發現,

如果排程邏輯不清,最後還是原地打轉。

因此,重點不是要用哪個app,

也可手寫「子彈筆記」排程,都要~

制約固定工作作息,

幾點必須開始工作 或 幾點必須下班

 

例如:

我制定的下班時間是:晚上七點!

我是自由工作者,自己當老闆,

又有家庭,是個媽媽,

一天時間必須分割兩大區塊。

更需要規範上下班時間與工作時數。

因為早上開始工作的時間是難控制的,

如有外出拍攝通告、或上廣播節目,

必須配合調整。

因此我最主要規範自己的必須下班的時間。

我制定下班時間是7:00,

7點準時關上筆電收工 ,接回寶寶。

大家看到多數粉絲團分享的圖文,

我都是在七點前預先排程的。

除非有特例,例如晚上的活動工作或

排程文章有誤需要更正,才有例外。

 

 

有和他人約定的行程,

不論是客戶、主管、同事,

甚至看牙醫、家庭活動,

任何相關他人的行程,

都要養成,決定瞬間就要排下!

甚至未來可能性的「暫定」也建議寫進去。

 

行程之間必須設定「緩衝區」!

這點也是我在學習的。

行程一到二中間,要設定緩衝時間。

因為我們都需要交通移動時間,

也需要事前準備時間!

如果是內勤事務,建議緩衝10-15分,

如果是外出行程,建議彼此緩衝30-45分。

最理想的緩衝區,最好都要再+5分,

避免任何狀況發生。

 

 

那麼日程表,該什麼時候完成呢?

你可以選在前一晚睡前,

重新整理一次隔天的日程表。

誠如上述,很多與他人約定的行程早就排下了,

因此每次整理日程表,並不會花太多時間。

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(二)

黃金工作清單

瞬間果斷決定工作輕重緩急、優先順序

 

重點來了,

所有的日程表,都是夢幻的!(笑

怎麼排定多確實的行程,

計畫永遠趕不上變化,

這就是管理時間學問當中最棘手的部分啊。

 

 

當時間tic toc,事情又強撞該怎麼辦?

於是,我們需要:

分辨輕重緩急與優先順序的,

「黃金工作排序」!

初期還在適應時間管理工具的大家,

除了日程表,最好再準備一份本日工作清單,

標記重要性!

並將工作清單擺在隨時可以確認的地方。

手機、手寫紙張、便利貼,

依個人工作性質或狀況擇一進行。

 

例如:我的清單通常是:

我一天(下班前)行程:

接送小孩(例行)

早餐/午餐(咖啡茶水)(例行)

書信往來(例行)

整理工作環境(辦公桌等)(例行)

趕稿交稿(不固定)(時間性)

與客戶對稿溝通(不固定)(時間性)

敲拍攝通告(不固定)(時間性)

拍攝(不固定)(時間性)

參與活動(不固定)(時間性)

拍攝與活動的事前準備(不固定)(例行)(時間性)

社團小編溝通(不固定)(例行)

拜訪客戶(不固定)(時間性)

寫企劃案(不固定)

就醫、銀行、郵局、繳費(不固定)(必須瑣事)

 

 

當計畫強撞,哪一個優先?

可將工作清單分為三類

時間類:攸關第三人承諾的工作

例行類:個人職務本該要達成的事

必須瑣事類:關係日常生活卻也必須完成的事項

 

答案很明顯,具有時間性的工作,必須優先處理!

當作上班第一件事,效率也特高。

今天必須交辦的事項,絕對要擺第一順序,

接著,再處理個人的例行公事。

例行瑣事,其實最難安排。

順序絕對是次要,但碰到有時間性的瑣事,

如銀行郵局,建議可安排在小憩前後處理完成。

建議一天至多安排一樣,否則太過零碎,

會影響工作品質。

 

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(三)

工作也要高品質

使用超強王牌「計時器」教官

 

日程表、優先順序工作清單,

以上兩樣如果執行度過半,

恭喜你,你已是管理時間的強者。

但除了很會排程,能提供工作執行度的重點,

你的工作品質!

 

 

 

這時,你需要一樣秘密武器:計時器!

 

我們都很容易,不小心思緒飛到天邊去,

滑一下網購啊,聊一下line啊,

和同事聊八卦啊,跟一下辦公室團購啊,

哈,這當然無可厚非,

但也得承認,以上分心,很容易,飛到天邊。

 

我們需要設定計時器(鬧鐘),

用一點教官壓力,push自己。(眨眼

 

你要先用計時器,

測量主要工作內容的真正所需時間。

例如:打完一份簡報的時間(舉例90分)

甚至休息時間等。舉例要吃40分才夠)

例如:我寫一篇社群文章與整理圖片,需要1小時15分。

準確測量,而非感覺測量,

會更有效落實你的工作日程表與計畫。

會有效發揮計時器教官到最大值。

 

 

 

階段性提醒,

每20分鐘為一個計時單位

你說什麼?每次單位只能20分鐘?

對!沒有看錯。

你也別輕看自己的能力,

更別小看這區區20分鐘,

你能在這20分鐘做到的進度,

遠比你想像的還要厲害。

20分鐘一到,檢視進度,

成就感會增加你的信心與專注力,

緊急工作就會快速完成。

 

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(四)

讓你更專注工作的魔法:整理

微整理辦公桌、清點整齊

 

延續上一題,提升工作品質,

你需要相當高的專注力。

我發現,就像怦然心動的整理魔法影集說的,

整理,整齊,有條理,

會幫助你去除雜緒。

 

 

相信我,當你準備坐下開始工作之前,

花5分鐘,稍稍整理辦公桌(或辦公環境)

你會得到,意想不到的,超高will power,

無形中加強潛意識工作意願,

擁有工作好情緒,

讓你「啊~天阿,我超愛我的工作」。

 

 

發狂使用檔案夾,

分類,會加速工作效率

很多人都說:

電腦桌面越少檔案夾,

這個人工作效率會越高。

哈,我的桌面就是無敵亂的那種。

這真的會干擾很多工作的流暢度,

花更多時間尋找下一個步驟。

實際的文書處理亦然,

你可以瘋狂使用檔案夾,

把同樣類型的文件、甚至隨意手寫的筆記便利貼,

都丟在同一個檔案夾,

這是最能上手這項神器的捷徑。

 

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|後記|

有效管理時間背後更重大的目標就是:

成為一個「有信用、可信賴的人」

 

 

話說回來,管理時間,為的就是,

讓我們成為更值得信賴的人。

一旦客戶、顧客、老闆、下屬信賴你,

職場上自然順遂,大放異彩。

 

應用在人際關係,感情婚姻,

信用credit、信賴trusted,

都是幫助我們經營人生更出色的特質。

作品優秀、有才學、有能力,

都需要搭配「時間管理」才能激發出最大值。

超級無敵難,

但不決定改變,但永遠淪為空談。

來,一起成為更優秀的美麗職人。

從2020實現開始。

 

LADIES ,STAY FABULOUS!

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本篇文章書單與影片

 

優化法則

提升工作效率的聰明公式

https://www.books.com.tw/products/0010841034

(以上這本是我主要參考引用的一本

它是非常易讀的工具書,殺時間又能學到東西很受用)

 

The happiness project

(中文版:過得還不錯的一年)

https://www.books.com.tw/products/0010551230

 

世界級超紅youtuber Jenn Im

成功背後的秘密:演講影片

 

齁齁,暨30小姐系列之後,

最新#自我提升系列也開跑了。

這個系列的生成,

是我的「書單」與「影片劇集」清單的延伸。

和直接的分享書單稍有不同,

我會以整理、摘讀加上我個人的觀點,

融合分享給大家。

目前正在考慮將這個系列#音頻 化,

讓忙碌的大家,眼睛休息一下,

改用「聽」我說的,來吸收正能量,

但podcast現在在台灣很冷門,

所以期待你們給我反饋喲。

 

FABULOUS WOMEN 

see you next time