2020鼠年開工，

照慣例，當然要來一篇「強心針」！

整個年假，除了專心陪伴家人，

姐姐我讀了一本強大的工具書，

日本作家中島孝志著作的～

「優化法則 提升工作效率的聰明公式」

實在太受用，

於是摘錄並加上我個人心得，寫下這篇！

 

 

覺得對於常遲到、遲交，

總是匆匆忙忙、忘東忘西，

就算不是故意還是很容易出包，

瞎忙、經常性加班，

事情怎麼做都做不完，

以上這些症頭，

相信你我都中了好幾項，

我們其實真的不是故意的，

但我們確實，可以透過方法改善，

做得更好、優化自己。

 

竟然這篇我們談時間管理、講效率，

話不多說，速速進入主題。

 

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（一）

再強的時間管理app，

都比不上勤勞安排「日程表」

 

首先，第一樣神器：行程表！

重點是，排定有效確實的「日程表」！

聽起來最稀鬆平常，卻也是最難達成。

一定要養成：天天預先安排日程表的習慣。

 

 

現在有許多app可以下載，

但我載了幾種後我發現，

如果排程邏輯不清，最後還是原地打轉。

因此，重點不是要用哪個app，

也可手寫「子彈筆記」排程，都要～

制約固定工作作息，

幾點必須開始工作 或 幾點必須下班

 

例如：

我制定的下班時間是：晚上七點！

我是自由工作者，自己當老闆，

又有家庭，是個媽媽，

一天時間必須分割兩大區塊。

更需要規範上下班時間與工作時數。

因為早上開始工作的時間是難控制的，

如有外出拍攝通告、或上廣播節目，

必須配合調整。

因此我最主要規範自己的必須下班的時間。

我制定下班時間是7:00，

7點準時關上筆電收工 ，接回寶寶。

大家看到多數粉絲團分享的圖文，

我都是在七點前預先排程的。

除非有特例，例如晚上的活動工作或

排程文章有誤需要更正，才有例外。

 

 

有和他人約定的行程，

不論是客戶、主管、同事，

甚至看牙醫、家庭活動，

任何相關他人的行程，

都要養成，決定瞬間就要排下！

甚至未來可能性的「暫定」也建議寫進去。

 

行程之間必須設定「緩衝區」！

這點也是我在學習的。

行程一到二中間，要設定緩衝時間。

因為我們都需要交通移動時間，

也需要事前準備時間！

如果是內勤事務，建議緩衝10-15分，

如果是外出行程，建議彼此緩衝30-45分。

最理想的緩衝區，最好都要再＋5分，

避免任何狀況發生。

 

 

那麼日程表，該什麼時候完成呢？

你可以選在前一晚睡前，

重新整理一次隔天的日程表。

誠如上述，很多與他人約定的行程早就排下了，

因此每次整理日程表，並不會花太多時間。

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（二）

黃金工作清單

瞬間果斷決定工作輕重緩急、優先順序

 

重點來了，

所有的日程表，都是夢幻的！（笑

怎麼排定多確實的行程，

計畫永遠趕不上變化，

這就是管理時間學問當中最棘手的部分啊。

 

 

當時間tic toc，事情又強撞該怎麼辦？

於是，我們需要：

分辨輕重緩急與優先順序的，

「黃金工作排序」！

初期還在適應時間管理工具的大家，

除了日程表，最好再準備一份本日工作清單，

標記重要性！

並將工作清單擺在隨時可以確認的地方。

手機、手寫紙張、便利貼，

依個人工作性質或狀況擇一進行。

 

例如：我的清單通常是：

我一天（下班前）行程：

接送小孩（例行）

早餐/午餐（咖啡茶水）（例行）

書信往來（例行）

整理工作環境（辦公桌等）（例行）

趕稿交稿（不固定）（時間性）

與客戶對稿溝通（不固定）（時間性）

敲拍攝通告（不固定）（時間性）

拍攝（不固定）（時間性）

參與活動（不固定）（時間性）

拍攝與活動的事前準備（不固定）（例行）（時間性）

社團小編溝通（不固定）（例行）

拜訪客戶（不固定）（時間性）

寫企劃案（不固定）

就醫、銀行、郵局、繳費（不固定）（必須瑣事）

 

 

當計畫強撞，哪一個優先？

可將工作清單分為三類

時間類：攸關第三人承諾的工作

例行類：個人職務本該要達成的事

必須瑣事類：關係日常生活卻也必須完成的事項

 

答案很明顯，具有時間性的工作，必須優先處理！

當作上班第一件事，效率也特高。

今天必須交辦的事項，絕對要擺第一順序，

接著，再處理個人的例行公事。

例行瑣事，其實最難安排。

順序絕對是次要，但碰到有時間性的瑣事，

如銀行郵局，建議可安排在小憩前後處理完成。

建議一天至多安排一樣，否則太過零碎，

會影響工作品質。

 

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（三）

工作也要高品質

使用超強王牌「計時器」教官

 

日程表、優先順序工作清單，

以上兩樣如果執行度過半，

恭喜你，你已是管理時間的強者。

但除了很會排程，能提供工作執行度的重點，

你的工作品質！

 

 

 

這時，你需要一樣秘密武器：計時器！

 

我們都很容易，不小心思緒飛到天邊去，

滑一下網購啊，聊一下line啊，

和同事聊八卦啊，跟一下辦公室團購啊，

哈，這當然無可厚非，

但也得承認，以上分心，很容易，飛到天邊。

 

我們需要設定計時器（鬧鐘），

用一點教官壓力，push自己。（眨眼

 

你要先用計時器，

測量主要工作內容的真正所需時間。

例如：打完一份簡報的時間（舉例90分）

甚至休息時間等。（舉例要吃40分才夠）

例如：我寫一篇社群文章與整理圖片，需要1小時15分。

準確測量，而非感覺測量，

會更有效落實你的工作日程表與計畫。

會有效發揮計時器教官到最大值。

 

 

 

階段性提醒，

每20分鐘為一個計時單位

你說什麼？每次單位只能20分鐘？

對！沒有看錯。

你也別輕看自己的能力，

更別小看這區區20分鐘，

你能在這20分鐘做到的進度，

遠比你想像的還要厲害。

20分鐘一到，檢視進度，

成就感會增加你的信心與專注力，

緊急工作就會快速完成。

 

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(四）

讓你更專注工作的魔法：整理

微整理辦公桌、清點整齊

 

延續上一題，提升工作品質，

你需要相當高的專注力。

我發現，就像怦然心動的整理魔法影集說的，

整理，整齊，有條理，

會幫助你去除雜緒。

 

 

相信我，當你準備坐下開始工作之前，

花5分鐘，稍稍整理辦公桌（或辦公環境）

你會得到，意想不到的，超高will power，

無形中加強潛意識工作意願，

擁有工作好情緒，

讓你「啊～天阿，我超愛我的工作」。

 

 

發狂使用檔案夾，

分類，會加速工作效率

很多人都說：

電腦桌面越少檔案夾，

這個人工作效率會越高。

哈，我的桌面就是無敵亂的那種。

這真的會干擾很多工作的流暢度，

花更多時間尋找下一個步驟。

實際的文書處理亦然，

你可以瘋狂使用檔案夾，

把同樣類型的文件、甚至隨意手寫的筆記便利貼，

都丟在同一個檔案夾，

這是最能上手這項神器的捷徑。

 

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｜後記｜

有效管理時間背後更重大的目標就是：

成為一個「有信用、可信賴的人」

 

 

話說回來，管理時間，為的就是，

讓我們成為更值得信賴的人。

一旦客戶、顧客、老闆、下屬信賴你，

職場上自然順遂，大放異彩。

 

應用在人際關係，感情婚姻，

信用credit、信賴trusted，

都是幫助我們經營人生更出色的特質。

作品優秀、有才學、有能力，

都需要搭配「時間管理」才能激發出最大值。

超級無敵難，

但不決定改變，但永遠淪為空談。

來，一起成為更優秀的美麗職人。

從2020實現開始。

 

LADIES ,STAY FABULOUS!

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本篇文章書單與影片

 

優化法則

提升工作效率的聰明公式

https://www.books.com.tw/products/0010841034

（以上這本是我主要參考引用的一本

它是非常易讀的工具書，殺時間又能學到東西很受用）

 

The happiness project

（中文版：過得還不錯的一年）

https://www.books.com.tw/products/0010551230

 

世界級超紅youtuber Jenn Im

成功背後的秘密：演講影片

 

齁齁，暨30小姐系列之後，

最新#自我提升系列也開跑了。

這個系列的生成，

是我的「書單」與「影片劇集」清單的延伸。

和直接的分享書單稍有不同，

我會以整理、摘讀加上我個人的觀點，

融合分享給大家。

目前正在考慮將這個系列＃音頻 化，

讓忙碌的大家，眼睛休息一下，

改用「聽」我說的，來吸收正能量，

但podcast現在在台灣很冷門，

所以期待你們給我反饋喲。

 

FABULOUS WOMEN 

see you next time